Ochrana osobních údajů
1. Kdo údaje zpracovává
- 1.1Službu NexaCare provozuje společnost NEXACorteX s.r.o., IČO: 24475483, se sídlem Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 440386 (dále jen „my“).
- 1.2Kontakt: e-mail gdpr@nexacare.cz, nebo písemně na adresu sídla.
- 1.3Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Mgr. Stanislav Kukal, e-mail stanislav.kukal@nexacare.cz.
- 1.4Tyto informace poskytujeme podle čl. 13 a 14 nařízení (EU) 2016/679 (dále jen „GDPR“). Pojmy s velkým počátečním písmenem mají význam podle Smluvních podmínek služby NexaCare.
2. Kdy jsme správce a kdy zpracovatel
| Naše role | Čeho se týká | Kde najdete podrobnosti |
|---|---|---|
| Správce | údaje o našich zákaznících, uživatelích Aplikace, zájemcích a návštěvnících webu – správa účtů, fakturace, podpora, bezpečnost, obchodní komunikace | tento dokument, oddíly 3 až 7 a 9 až 12 |
| Zpracovatel | údaje pacientů a dalších osob, které ordinace v Aplikaci vede (kartotéka, rozhovory, komunikace, dokumenty) | správcem je poskytovatel zdravotních služeb, který Aplikaci používá; viz oddíl 8 a Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) |
3. Účely, právní základy a doby uchování
| Účel | Údaje | Právní základ | Doba uchování |
|---|---|---|---|
| Poskytování Aplikace a správa účtů – registrace, přihlášení, správa Ordinací a oprávnění, předplatné | jméno, příjmení, tituly, e-mail, telefon, role a oprávnění, příslušnost k Ordinaci, nastavení účtu, údaje o předplatném | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u uživatelů, kteří nejsou smluvní stranou, oprávněný zájem na poskytnutí služby zákazníkovi (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | po dobu existence účtu; po jeho zrušení se údaje nevratně smažou (záznamy a zálohy podle řádku „Bezpečnost a provoz“ zanikají ve lhůtách tam uvedených) |
| Fakturace a účetnictví | obchodní firma nebo jméno, IČO, DIČ, adresa, fakturační e-mail, údaje o platbách | plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR; zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, a daňové předpisy) | účetní doklady 5 let, účetní závěrka 10 let od konce účetního období (§ 31 zákona o účetnictví); daňové doklady po dobu stanovenou daňovými předpisy |
| Zákaznická podpora | identifikace uživatele, obsah komunikace | plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem na vyřízení požadavku (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | online chat 7 dní; ostatní požadavky po dobu nezbytnou k jejich vyřízení |
| Bezpečnost a provoz – ochrana před zneužitím, řešení chyb, dohledatelnost | identifikátor uživatele, čas a druh činnosti, záznamy o přihlášení; bez zvukového obsahu a textu přepisů | oprávněný zájem na bezpečnosti služby (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR); čl. 32 GDPR | 90 dní; chybové záznamy 30 dní; zálohy 14 dní. Záznamy o přístupu k údajům pacientů zpracováváme jako zpracovatel podle DPA. |
| Poptávky a kontakt přes web | jméno, e-mail, telefon, název zařízení, text zprávy | jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) a oprávněný zájem na vyřízení dotazu a jednání se zájemcem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | 12 měsíců od posledního kontaktu |
| Obchodní sdělení a novinky – informace o Aplikaci a souvisejících službách | jméno, e-mail | u zákazníků oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR; § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb.); u ostatních osob souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR; § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb.). Odhlásit se lze kdykoli, odkazem v každém sdělení. | do odhlášení nebo odvolání souhlasu; u zákazníků nejdéle do skončení smluvního vztahu |
| Uplatnění a obrana právních nároků | údaje potřebné k prokázání smluvního vztahu a jeho plnění | oprávněný zájem na ochraně našich práv (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) | po dobu promlčecí lhůty (§ 629 a násl. občanského zákoníku) a trvání případného řízení |
Údaje pro poskytování Aplikace a fakturaci jsou nezbytné k uzavření a plnění smlouvy; bez nich Aplikaci nelze poskytovat.
4. Odkud údaje získáváme
- Přímo od vás – při registraci, používání Aplikace a komunikaci s námi.
- Od vašeho zaměstnavatele nebo ordinace – pokud vám účet zřídil nebo vás pozval Administrátor ordinace (jméno, e-mail, role).
- Z Aplikace – technické záznamy vznikající při jejím používání.
5. Příjemci
- Poskytovatel cloudové infrastruktury a přihlašovací služby – provoz Aplikace, databáze a ověření přihlášení (EU).
- Orgány veřejné moci – pokud nám to ukládá zákon.
- Právní a daňoví poradci – v rozsahu nezbytném pro plnění právních povinností a ochranu našich nároků; jsou vázáni mlčenlivostí.
Údaje neprodáváme a nepředáváme je třetím osobám pro jejich marketing.
6. Místo zpracování
Údaje zpracováváme výhradně v Evropské unii a do třetích zemí mimo EU/EHP je nepředáváme.
7. Zabezpečení
- Šifrování dat při přenosu i při uložení.
- Hesla se ukládají jen jako nevratný kryptografický otisk.
- Možnost dvoufázového ověření, zneplatnění přihlášení na dálku a limit souběžných přihlášení.
- Oddělení dat jednotlivých ordinací na úrovni databáze.
- Přístup našich pracovníků k údajům jen v nezbytném rozsahu; pracovníci jsou vázáni mlčenlivostí.
Podrobnosti uvádí přehled Bezpečnost a uchovávání dat v NexaCare.
8. Jste pacient?
- 8.1Údaje pacientů, které ordinace v Aplikaci vede, zpracováváme jako zpracovatel – jen podle pokynů ordinace a podle Smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA). Správcem je poskytovatel zdravotních služeb, u kterého se léčíte.
- 8.2Svá práva (např. přístup k údajům, opravu nebo výmaz) uplatněte u své ordinace. Obdržíme-li vaši žádost my, předáme ji ordinaci bez zbytečného odkladu.
- 8.3Pro tyto údaje platí:
- zpracovávají se výhradně v EU,
- nepoužívají se k trénování modelů umělé inteligence,
- zvukový záznam rozhovoru se na našich serverech neukládá; u zpracovatele převodu řeči na text se v režimu přepisu po dokončení uchovává nejdéle 30 dní,
- dobu uchování přepisů nastavuje ordinace (výchozí 10 dní).
9. Vaše práva
V rozsahu, v němž jsme správcem, máte právo:
- na přístup ke svým údajům (čl. 15 GDPR),
- na opravu nepřesných údajů (čl. 16 GDPR),
- na výmaz (čl. 17 GDPR),
- na omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
- na přenositelnost údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu (čl. 20 GDPR),
- vznést námitku proti zpracování na základě oprávněného zájmu (čl. 21 GDPR); proti obchodním sdělením kdykoli a bez udání důvodu,
- odvolat souhlas – kdykoli, bez vlivu na zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
Žádost zašlete na kontakt v bodě 1.2. Vyřídíme ji bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce; ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další 2 měsíce, o čemž vás informujeme (čl. 12 odst. 3 GDPR).
10. Rozhodování bez účasti člověka
O ničem, co má pro vás právní nebo obdobně významný dopad, nerozhoduje algoritmus a nevytváříme o vás profily (čl. 22 GDPR). Umělá inteligence v Aplikaci pouze předkládá návrhy textu, o jejichž použití rozhoduje uživatel.
11. Cookies
Informace o cookies a místním úložišti uvádí dokument Cookies a místní úložiště v NexaCare.
12. Aktualizace
Tyto informace aktualizujeme při změně Aplikace nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy v Aplikaci a na našem webu; o podstatných změnách informujeme zákazníky e-mailem nebo v Aplikaci.