Bezpečnost a uchovávání dat
Přehled shrnuje, jak NexaCare chrání data, kde je zpracovává a jak dlouho je uchovává. Závazné podmínky stanoví Smluvní podmínky služby NexaCare, Smlouva o zpracování osobních údajů (DPA) a Pravidla bezpečného používání NexaCare; pojmy s velkým počátečním písmenem mají význam podle Smluvních podmínek.
1. NexaCare v číslech
| Místo zpracování | výhradně EU – aplikace, data, převod řeči i jazykový model |
|---|---|
| Zvuk na serverech NEXACorteX | neukládá se – jen dočasný soubor po dobu převodu na text |
| Trénování AI na datech ordinací | ne |
| Přepisy a návrhy zpráv | výchozí 10 dní, nastavuje ordinace |
| Hlášení incidentu ordinaci | do 24 hodin |
| Zálohy databáze | 14 dní |
| Export dat po skončení smlouvy | 30 dní, poté nevratný výmaz |
2. Jak dlouho data uchováváme
| Typ dat | Účel | Doba uchování | Výmaz |
|---|---|---|---|
| Záloha zvuku v prohlížeči | obnova nahrávky po pádu nebo zavření okna | do úspěšného odeslání; nedokončené nejdéle 24 hodin | automaticky; uživatel může smazat ihned |
| Zvuk na serverech NEXACorteX | převod řeči na text | neukládá se – jen dočasný soubor po dobu převodu | automaticky ihned po převodu, i při jeho selhání |
| Zvuk a přepis u zpracovatele převodu řeči – průběžný přepis | převod řeči na text | neukládá se | — |
| Zvuk a přepis u zpracovatele převodu řeči – přepis po dokončení | převod řeči na text | nejdéle 30 dní | automaticky |
| Vstupy a výstupy jazykového modelu a OCR | návrh zprávy, vytěžení, rozpoznání textu | neukládají se (nulová retence) | — |
| Přepisy a návrhy zpráv | práce s rozhovorem | podle nastavení v Aplikaci (nastavuje ordinace); výchozí 10 dní | automaticky nebo ručně uživatelem |
| Pravidla „Můj styl“ | přizpůsobení návrhů stylu uživatele | po dobu existence uživatelského účtu | se zrušením účtu |
| Ostatní obsah ordinace (kartotéka, komunikace, dokumenty, doklady, úkoly, docházka) | poskytování Aplikace | po dobu trvání smlouvy | ručně uživatelem; po skončení smlouvy viz níže |
| Data ordinace po skončení smlouvy | export | 30 dní | poté nevratně |
| Uživatelský účet | přihlášení a správa | po dobu existence účtu | nevratně se zrušením účtu |
| Auditní a přístupové záznamy | bezpečnost, dohledatelnost | 90 dní; chybové záznamy 30 dní | automaticky denní úlohou |
| Zálohy databáze | obnova po havárii | 14 dní | automatickým přepsáním |
| Online chat podpory | řešení požadavků | 7 dní | po uplynutí lhůty |
| Ostatní požadavky na podporu | řešení požadavků | po dobu nezbytnou k vyřízení | po vyřízení |
| Kontaktní formulář na webu | vyřízení poptávky | 12 měsíců od posledního kontaktu | po uplynutí lhůty |
| Obchodní sdělení | novinky a nabídky | do odhlášení; u zákazníků nejdéle do skončení smlouvy | po odhlášení |
| Fakturační a účetní údaje | účetnictví a daně | účetní doklady 5 let, účetní závěrka 10 let; daňové doklady podle daňových předpisů | po uplynutí zákonné lhůty |
| Údaje k prokázání smluvního vztahu | uplatnění a obrana právních nároků | po dobu promlčecí lhůty a případného řízení | po uplynutí lhůty |
3. Údaje pacientů a role
| Údaje | Role NEXACorteX | Řídí se |
|---|---|---|
| Údaje pacientů, zaměstnanců ordinace, korespondence, dokumenty a další obsah, který ordinace v Aplikaci vede | zpracovatel – správcem je poskytovatel zdravotních služeb (Zákazník) | DPA |
| Uživatelské účty, fakturace, podpora, bezpečnostní záznamy, web a obchodní komunikace | správce | Informace o zpracování osobních údajů |
- Údaje pacientů zpracováváme jen podle pokynů ordinace a jen k poskytování Aplikace.
- Právní základ určuje ordinace jako správce; zpravidla jím bude povinnost vést zdravotnickou dokumentaci a poskytování zdravotní péče (čl. 6 odst. 1 písm. c) a čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR) – nikoli souhlas pacienta.
- Žádosti pacientů vyřizuje ordinace; my jí pomáháme. V Aplikaci může údaje pacienta opravit a smazat, exportovat přepisy a dokumentaci a vidí přehled přístupů k údajům pacienta.
4. Zvuk a umělá inteligence
| Krok | Co se děje |
|---|---|
| Nahrávání | Spouští a ukončuje vždy uživatel. Ordinace pacienta předem informuje; pacient může nahrávání odmítnout. |
| Převod řeči na text | Zpracovatel v EU s certifikací ISO/IEC 27001:2022 a ověřovací zprávou SOC 2 Type 2. Dostává zvuk v původní podobě. |
| Návrh zprávy, OCR, vytěžování | Jazykový model zpracovatele v EU v režimu nulové retence – vstupy ani výstupy se neukládají. |
| Kontrola | Nejistá místa jsou označena „Údaje ke kontrole“; zprávu nelze odeslat, dokud je uživatel nevyřeší. |
| Uložení | Do dokumentace nebo ambulantního systému jen po výslovném potvrzení uživatele. |
Podrobnosti uvádí dokument Hlasový záznam a přepis v NexaCare.
5. Kde data zpracováváme
| Činnost | Místo zpracování |
|---|---|
| Cloudová infrastruktura a přihlašování – aplikace, databáze, dokumenty, zálohy | EU (aplikace, databáze a dokumenty v Nizozemsku) |
| Převod řeči na text | EU |
| Jazykové zpracování a rozpoznání textu z dokumentů | EU |
Data nepředáváme do třetích zemí mimo EU/EHP. Zpracovatelé jsou vázáni smlouvou podle čl. 28 GDPR. Konkrétní firmy sdělíme ordinaci na e-mailovou žádost a vedeme je jako důvěrné; o změně zpracovatele informujeme 30 dní předem (DPA, čl. 8).
6. Zabezpečení
Šifrování
- Data jsou šifrována při přenosu i při uložení.
- Přístupové údaje k datové schránce, e-mailu a portálům pojišťoven jsou šifrovány klíčem uloženým mimo databázi.
- Hesla se ukládají jen jako nevratný kryptografický otisk.
- Privátní klíč pro elektronický podpis neopouští zařízení uživatele.
Řízení přístupu
- Oddělení dat ordinací na úrovni databáze; Aplikace při startu ověřuje, že pravidlo platí.
- Role a oprávnění až na úroveň modulů a jednotlivých e-mailových schránek.
- Možnost dvoufázového ověření, zneplatnění přihlášení na dálku, limit souběžných přihlášení.
- Náš personál přistupuje k obsahu jen v nezbytném rozsahu nebo na žádost ordinace.
Záznamy a dohledatelnost
- Každý přístup k údajům pacienta se zaznamenává; Administrátor ordinace vidí, kdo a kdy se na kterého pacienta díval.
- Auditní záznamy jsou kryptograficky zřetězené – dodatečná úprava historie je rozpoznatelná.
- Čtení dat napříč ordinacemi je vyhrazeno automatickým úlohám (např. úklid starých přepisů, zpracování e-mailů) a správcovským nástrojům; každé se zaznamenává s uvedením důvodu.
7. Bezpečnostní incidenty
- Porušení zabezpečení údajů ordinace oznámíme ordinaci bez zbytečného odkladu, nejpozději do 24 hodin.
- Poskytneme informace a součinnost k posouzení rizika, k případnému ohlášení Úřadu pro ochranu osobních údajů (do 72 hodin) a k informování pacientů.
- Incident vyhodnotíme, omezíme jeho následky a odstraníme příčinu.
8. Kontakt
- NEXACorteX s.r.o., IČO 24475483, Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10
- Ochrana osobních údajů: gdpr@nexacare.cz
- Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Mgr. Stanislav Kukal, stanislav.kukal@nexacare.cz