Hlasový záznam a přepis
Ve zkratce
- Nahrávání vždy spouští a ukončuje uživatel; předem pacienta informuje a pacient může odmítnout.
- Zvuk se na serverech NEXACorteX neukládá – existuje jen jako dočasný soubor po dobu převodu na text.
- Převod řeči i jazykové zpracování probíhají výhradně v EU a data se nepoužívají k trénování modelů.
- Výsledkem je vždy návrh – do dokumentace se nic nezapíše bez potvrzení uživatele.
- Jak dlouho se přepisy uchovávají, nastavuje ordinace (výchozí 10 dní).
1. K čemu dokument slouží
- 1.1Dokument popisuje, jak služba NexaCare, kterou provozuje NEXACorteX s.r.o., IČO 24475483, Korunní 2569/108, Vinohrady, 101 00 Praha 10 (dále jen „Poskytovatel“), zpracovává zvukový záznam řeči v Modulu Rozhovor a jak při tom chrání osobní údaje, včetně údajů o zdravotním stavu.
- 1.2Dokument má informační povahu. Závazné povinnosti stanoví Smluvní podmínky služby NexaCare (dále jen „Podmínky“), Smlouva o zpracování osobních údajů (dále jen „DPA“) a Pravidla bezpečného používání NexaCare (dále jen „Pravidla používání“). Pojmy s velkým počátečním písmenem mají význam podle Podmínek.
2. Než začnete nahrávat
- 2.1Informování pacienta. Před zahájením nahrávání Uživatel pacienta informuje, že rozhovor bude dočasně zvukově zaznamenán za účelem vytvoření podkladu pro zdravotnickou dokumentaci, a umožní mu nahrávání odmítnout. Povinnosti Zákazníka a Uživatelů stanoví čl. 5 Pravidel používání.
- 2.2Ochrana osobních údajů. Zpracování údajů o zdravotním stavu pro tento účel není založeno na souhlasu pacienta podle GDPR. Právní základ určuje Zákazník jako správce; zpravidla jím bude plnění povinnosti vést zdravotnickou dokumentaci (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR ve spojení se zákonem č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách) a výjimka pro poskytování zdravotní péče (čl. 9 odst. 2 písm. h) a odst. 3 GDPR). Nahrávání je volitelný prostředek, který pacient může odmítnout.
- 2.3Ochrana osobnosti. Pořízení zvukového záznamu se posuzuje také podle § 86 a násl. občanského zákoníku. Svolení pacienta nemusí mít písemnou formu a může být projeveno konkludentně – je-li pacient předem řádně informován, má reálnou možnost nahrávání odmítnout a v konzultaci pokračuje. Pacient může svolení kdykoli odvolat (§ 87 občanského zákoníku); Uživatel pak nahrávání ukončí a nahrávku i rozpracovaný přepis zahodí. Aplikace nezaznamenává, že byl pacient informován; Zákazník zvolí vhodný způsob, jak to doložit. Písemný souhlas pacienta se pro běžné použití Aplikace nepředpokládá.
- 2.4Posouzení vlivu. Zpracování údajů o zdravotním stavu s využitím umělé inteligence bude u Zákazníka zpravidla vyžadovat posouzení vlivu na ochranu osobních údajů (čl. 35 GDPR); Poskytovatel mu poskytne potřebné informace (DPA, čl. 12).
3. Životní cyklus záznamu
Aplikace nabízí dva režimy: průběžný přepis (text se zobrazuje během mluvení) a přepis po dokončení (nahrávka se zpracuje po ukončení nebo po nahrání zvukového souboru).
| Krok | Kdo zpracovává | Kde | Co se zpracovává | Jak dlouho |
|---|---|---|---|---|
| 1. Nahrávání | Uživatel – spouští, pozastavuje a ukončuje | prohlížeč, mobilní aplikace (iOS / Android), nebo nahrání souboru | zvuk | po dobu nahrávání |
| 2. Záloha pro obnovu | prohlížeč Uživatele | zařízení Uživatele | zvuk | do úspěšného odeslání; nedokončené nejdéle 24 hodin (čl. 4) |
| 3. Přenos | Poskytovatel | šifrované spojení na servery v EU | zvuk | — |
| 4. Převod řeči na text | Další zpracovatel | EU | zvuk v původní podobě – jména a další údaje, které v rozhovoru zazní, z něj předem odstranit nelze | průběžný přepis: neukládá; přepis po dokončení: nejdéle 30 dní, poté automaticky smazáno. Na serverech Poskytovatele jen dočasný soubor, smazaný ihned po převodu, i při jeho selhání |
| 5. Návrh zprávy | Další zpracovatel (jazykový model) | EU | text přepisu, ze kterého se před předáním automaticky odstraní citlivé osobní údaje (anonymizace) | neukládá se (režim nulové retence) |
| 6. Uložení přepisu a návrhu | Poskytovatel | databáze v EU | přepis, návrh zprávy | podle nastavení v Aplikaci (nastavuje Zákazník); výchozí 10 dní |
| 7. Finální zpráva | Zákazník | jeho informační systém pro zdravotnickou dokumentaci | zpráva potvrzená Uživatelem | podle pravidel zdravotnické dokumentace |
- Další zpracovatel převodu řeči na text má certifikaci ISO/IEC 27001:2022 a ověřovací zprávu SOC 2 Type 2. Data u něj jsou šifrována při přenosu i uložení, logicky oddělena od dat jiných zákazníků a nepoužívají se k trénování modelů.
- Další zpracovatel jazykového modelu pracuje pro Poskytovatele v režimu nulové retence: vstupy a výstupy se zpracovávají jen po dobu vyřízení požadavku, neukládají se a nepoužívají se k trénování.
- Všichni Další zpracovatelé jednají podle pokynů Poskytovatele na základě smlouvy podle čl. 28 GDPR. Jejich kategorie uvádí Příloha 2 DPA; identifikaci sdělí Poskytovatel Zákazníkovi na vyžádání.
- Data se nepředávají do třetích zemí mimo EU/EHP.
4. Obnova nahrávky po pádu
- Během nahrávání se zvuk průběžně ukládá i do úložiště prohlížeče. Slouží výhradně k obnově – když se zavře okno nebo spadne zařízení, nahrávka není ztracená.
- Po úspěšném dokončení a odeslání se záznam ze zařízení automaticky smaže; nedokončené záznamy se mažou automaticky po 24 hodinách.
- Při dalším spuštění Aplikace nabídne zachráněnou nahrávku k použití; Uživatel ji může tlačítkem Zahodit okamžitě smazat.
- V mobilní aplikaci pro Android se tato záloha nepoužívá – systémový rekordér vrací zvuk až po ukončení nahrávání.
5. Kontrola návrhu
- Výsledkem je vždy návrh. Aplikace nestanoví diagnózu ani léčbu.
- Místa, kde si Aplikace není jistá, označí jako „Údaje ke kontrole“; zprávu nelze odeslat, dokud je Uživatel nevyřeší.
- Při přeformulování věty Aplikace zobrazí rozdíl oproti původnímu znění a kontroluje, zda se nezměnila čísla.
- Návrh je plně editovatelný. Nic se neodesílá do ambulantního informačního systému ani neukládá do zdravotnické dokumentace bez výslovného potvrzení Uživatele.
- Za obsah finální zprávy odpovídá Zákazník; Uživatel ji před potvrzením ověří (Podmínky, čl. 7.3 a 13.2).
6. Funkce „Můj styl“
- Aplikace se učí z rozdílů mezi návrhem a textem, který Uživatel potvrdil, aby další návrhy lépe odpovídaly jeho stylu.
- Ukládají se dvojice „původní → opravená formulace“ (např. „dušnost“ → „dyspnoe“), počet jejich výskytů a vzorové věty, ve kterých jsou před uložením nahrazeny identifikační údaje pacienta, včetně jmen. Po třech shodných úpravách se z dvojice stane pravidlo.
- Změny čísel a klinických údajů se záměrně neučí – „3 dny“ → „4 dny“ je oprava faktu, ne stylu.
- Pravidla jsou osobní: platí jen pro daného Uživatele, nesdílejí se a nepoužívají se k trénování modelů. Uchovávají se po dobu existence uživatelského účtu a s jeho zrušením se nevratně smažou.
7. Uchovávání
| Typ dat | Kde | Doba uchování | Výmaz |
|---|---|---|---|
| Záloha zvuku pro obnovu | prohlížeč Uživatele | do odeslání; nedokončené nejdéle 24 hodin | automaticky; Uživatel může smazat ihned |
| Zvuk na serverech Poskytovatele (nahraný i pořízený v Aplikaci) | EU | neukládá se – jen dočasný soubor po dobu převodu | automaticky ihned po převodu, i při jeho selhání |
| Zvuk a přepis u Dalšího zpracovatele – průběžný přepis | EU | neukládá se | — |
| Zvuk a přepis u Dalšího zpracovatele – přepis po dokončení | EU | nejdéle 30 dní | automaticky |
| Vstupy a výstupy jazykového modelu | EU | neukládají se (nulová retence) | — |
| Přepis a návrh zprávy (historie Rozhovorů) | databáze Poskytovatele (EU) | podle nastavení v Aplikaci (nastavuje Zákazník) – zvolená doba, bez automatického mazání, nebo okamžitý výmaz; výchozí 10 dní | automaticky po uplynutí doby nebo ručně Uživatelem |
| Pravidla „Můj styl“ | databáze Poskytovatele (EU) | po dobu existence uživatelského účtu | se zrušením účtu |
| Finální zpráva | systém Zákazníka | podle pravidel zdravotnické dokumentace | podle pokynu Zákazníka |
| Auditní a přístupové záznamy (bez zvukového obsahu) | databáze Poskytovatele (EU) | 90 dní (chybové záznamy 30 dní) | automaticky denní úlohou |
| Zálohy databáze | EU | 14 dní; neobsahují zvuk; smazané přepisy v nich mohou přetrvat nejdéle 14 dní | automatickým přepsáním |
Poskytovatel ani Další zpracovatelé nepoužívají zvukové záznamy, přepisy ani zprávy k jinému účelu než k poskytování služby Zákazníkovi a nepoužívají je k trénování modelů.
8. Zabezpečení
- Šifrování dat při přenosu i při uložení.
- Oddělení dat Ordinací na úrovni databáze. Čtení napříč Ordinacemi je vyhrazeno automatickým úlohám (např. úklid starých přepisů, zpracování e-mailů) a správcovským nástrojům Poskytovatele a každé takové čtení se zaznamenává s uvedením důvodu.
- Řízení oprávnění – Uživatel vidí jen Moduly a data, které mu Administrátor ordinace povolí.
- Možnost dvoufázového ověření, zneplatnění přihlášení na dálku a limit souběžných přihlášení.
- Záznam o každém přístupu k údajům pacienta; Administrátor ordinace vidí, kdo a kdy se na kterého pacienta díval.
- Auditní záznamy jsou kryptograficky zřetězené – dodatečnou úpravu historie lze rozpoznat.
- Personál Poskytovatele přistupuje k obsahu jen v rozsahu nezbytném pro provoz nebo na žádost Zákazníka.
Porušení zabezpečení oznamuje Poskytovatel Zákazníkovi do 24 hodin (DPA, čl. 11).
9. Kdo za co odpovídá
- Zákazník (poskytovatel zdravotních služeb) je správcem osobních údajů pacientů: určuje účel zpracování, informuje pacienty a odpovídá za zdravotnickou dokumentaci.
- Poskytovatel je u zvuku, přepisů a zpráv zpracovatelem a jedná jen podle pokynů Zákazníka a DPA.
- U uživatelských účtů, fakturace a provozní bezpečnosti je Poskytovatel samostatným správcem – viz Informace o zpracování osobních údajů.
Dotazy: gdpr@nexacare.cz · Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Mgr. Stanislav Kukal, stanislav.kukal@nexacare.cz